OK, lo que usted dice sobre el correo electrónico no siempre puede ser intelectual, pero es tu cerebro-stuff. Y usted lo posee. Lo más importante, podría ser vital para ti algún día. Al igual que, en siete años ... Y tú tendrás que encontrar y presentarla.
Esto significa que usted tendrá que configurar una solución de cumplimiento de correo electrónico que te permite buscar y recuperar el correo electrónico rápidamente. Esencialmente, las organizaciones cumplir con las solicitudes de descubrimiento sólo si su archivo de correo electrónico almacena todos los correos electrónicos enviados o recibidos por la organización. ¿Lo has entendido?
Cuando las cosas se ponen pegajosos es que el correo electrónico no se está reduciendo. De hecho, sólo aumenta en volumen y tamaño. Sesenta mensajes no leídos hoy solo suena familiar? Los períodos requeridos de retención varían a través de la industria. Podrían ser dos años. O siete. Así que el cinturón de seguridad.
¿Por qué necesitamos una estrategia de retención de correo electrónico?
Las leyes australianas de retención de correo electrónico requieren ciertos correos electrónicos que deben conservarse. Para cumplir, las organizaciones deben asegurarse de que los correos electrónicos están debidamente asegurados para - al menos - el período mínimo de retención.
Sí, usted tiene que mantener su correo electrónico en alguna parte. Por razones legales. No, no se puede imprimir y presentar cada salto de correo electrónico. Bueno, puede intentarlo.
Pero no mantener adecuadamente todas las comunicaciones de negocios podrían colocar determinados empleados o de los directores de la junta en riesgo de severas sanciones. En última instancia, deja todo su negocio susceptibles a los riesgos que nadie puede darse el lujo de tomar.
Tanto los individuos como las empresas pueden ser procesados ??en el caso de incumplimiento. Y las sanciones pueden llegar a $ 330.000 para la corporación y $ 60.000 los cuales cinco años de prisión para el individuo. Los miembros del Consejo se liarán en demasiado.
Otros riesgos de incumplimiento son:
1) Las multas o penas de prisión por incumplimiento de la legislación 2) Las acciones legales que se establecieron simplemente porque es más barato que el cumplimiento de las solicitudes de descubrimiento costosos para mensajes antiguos 3) Perdida de los casos debido a que faltan registros de correo electrónico o archivar los procesos considerados legalmente insuficiente 4) Pérdida de la propiedad intelectual
La destrucción de documentos adversos, incluyendo correos electrónicos, es el delito más grave. Usted está en riesgo de obstrucción de la justicia (si son destruidos). Y, si usted no puede presentar un documento en el pleito, puede incluso dar lugar a una presunción de culpabilidad en litigio. Tener una idea de los posibles daños? Si no es así, vamos a romperla.
El cambio entre ser enviado una solicitud de descubrimiento y presentación de la documentación necesaria esté bien apretada. Así que su archivo debe facilitar una búsqueda rápida y la función de recuperación.
Si aún no dispone de una solución de archivo de correo de trabajo para usted, estos tres modelos puede mantener fuera de riesgo: en sitio, organizada y la innovación más reciente, basado en la nube archivado.
Antes de hacer la llamada en su solución de archivado, tenga en cuenta los factores que afectan comerciales:
1) ¿Es rentable? Una solución en el sitio es la opción más caro porque usted es responsable de la gestión y mantenimiento del servidor todos. 2) ¿Es fiable? Un archivo torpe e inestable no sólo será doloroso para su uso pero sin sentido en las que invertir.
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