La regulación D3P tiene graves consecuencias para las empresas de FINRA y deberían constituir la base de su estrategia de cumplimiento de datos porque el D3P también debe actuar como el proveedor de copia de seguridad remota para archivar registros electrónicos, de acuerdo con las normas de FINRA 17a-3 y 17a-4. De esta manera varias reglas clave se cumplen simultáneamente.
Sin embargo, para las pequeñas empresas, tales como los agentes de bolsa, la búsqueda de este tipo de proveedor puede difícil porque los datos están a menudo dispersos en toda la organización, en servidores, computadoras de escritorio, computadoras portátiles en las sucursales o en la nube. Además, estos datos se almacenan en varios formatos, tales como correos electrónicos, mensajes de redes sociales, documentos de oficina o escaneados los documentos electrónicos. Por lo tanto, es difícil para las pequeñas empresas con presupuestos limitados para encontrar la solución ideal para almacenar eficazmente esta información diversa y al mismo tiempo cumplir con la obligación D3P importante.
ELECCIÓN DEL D3P
Afortunadamente FINRA da su miembro más pequeño es un poco de flexibilidad al elegir el D3P y las empresas tienen un cierto grado de control sobre quiénes asignar esta tarea. Seguramente, tendrá que elegir un proveedor que ofrece una solución completa ya la vez económico, pero al mismo tiempo cumple con todos los requisitos importantes para los reguladores.
Para lograr esta regulación, las pequeñas empresas deben entender que necesitan un proveedor que puede capturar una gran variedad de diferentes formatos de datos de varios sistemas, consolidarla en una sola plataforma de fácil acceso y que puedan acceder fácilmente a los oficiales de cumplimiento en cualquier momento. Además, necesitan un proveedor que les permite controlar el costo de los servicios a medida que crecen, las pequeñas empresas seguramente no puede gastar miles de dólares al año para mantener el archivo de datos simplemente auditores feliz.
Sin embargo, una pequeña empresa debe buscar tres características importantes en un D3P:
1. Remote Data Archiving. La mejor manera para que las pequeñas empresas puedan cumplir el requisito D3P es elegir un proveedor que ofrezca los datos remotos de archivo. Esto significa que el proveedor utilice un método automatizado para transferir datos de forma remota los sistemas críticos de cada noche. A continuación, mantener estos datos archivados en una ubicación secundaria para la cantidad de tiempo requerido. Este tipo de servicio es ideal para las pequeñas, porque es una solución readymade que pueden ponerse en marcha muy rápidamente para asegurar instantáneamente los datos se transfieren fuera del sitio, de todos los lugares y puestos en manos de un proveedor de terceros para el cumplimiento de FINRA y largo plazo documentos electrónicos de archivo.
2. En vuelo y en reposo Cifrado de datos. Debido a que los registros electrónicos de una empresa financiera son tan sensibles, los auditores querrán empresas para elegir una D3P que ofrece en vuelo y en reposo Cifrado de datos. En esencia, esta tecnología será incorporada en el software proveedores y cifra los datos antes de salir de las instalaciones del cliente y, si bien se almacena en los servidores de los proveedores. De esta manera, incluso los técnicos que trabajan para el proveedor no puede acceder a los datos
3. "Pay-As-You-Grow" modelo de precios. Las pequeñas empresas FINRA, como los agentes de bolsa querrá un proveedor que ofrece un modelo de Pay-As-You-Grow de precios. Al hacer esto, ellos son capaces de controlar el coste de cumplimiento de datos porque en el principio que está pagando solamente por los datos que necesita el archivado, y como datos aumenta el coste aumenta. De esta manera, el coste inicial es baja y a medida que crecen, pueden pagar más por protección para mantener el costo total del servicio bajo control con el tiempo.
RESUMEN
Porque FINRA realiza auditorías periódicas de sus miembros y los datos de cumplimiento es una parte tan importante de esto, la elección de la D3P es una decisión muy importante para las empresas de FINRA, especialmente para las pequeñas empresas. El D3P ofrecerá datos es propiamente accesibles para su revisión por los auditores, también el proveedor adecuado también forma remota los datos de copia de seguridad y archivo en una ubicación remota, también debe asegurarse de los registros electrónicos y exigencias de archivo de normas 17a-3 y 17a-4 también se consiguen . Por otra parte, al elegir un proveedor que ofrece a las empresas por encima de las características claves podrán mantener el costo de cumplimiento de datos bajo control y garantizar la consecución de algunas reglas fundamentales de cumplimiento de datos a la vez.
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